Damit das zentrale info@-Postfach effizient bearbeitet wird und keine Anfrage untergeht, haben wir mit n8n einen Workflow entwickelt, der eingehende E-Mails automatisch prüft, kategorisiert und, wo möglich, direkt beantwortet oder an die richtige Stelle weiterleitet.

So funktioniert es:

Sobald eine neue E-Mail im Postfach eingeht, liest der Workflow automatisch Betreff, Vorschautext und Absender aus. Auf dieser Grundlage durchläuft die Nachricht mehrere Prüfschritte.

Zunächst werden automatische Antworten und irrelevante Mails herausgefiltert, etwa Abwesenheitsnotizen, „Out of Office“-Nachrichten oder Bestellbestätigungen, die anhand von Schlüsselwörtern im Betreff erkannt und aussortiert werden. Ebenso wird geprüft, welche Mails nicht als gelesen markiert werden sollen, beispielsweise bei bestimmten Absendern oder Stichwörtern wie „Rechnung“ oder „Bewerbung“.

Anschließend kategorisiert der Workflow die Nachrichten thematisch: Presseanfragen, Anfragen an die Assistenz der Geschäftsführung oder Anliegen rund um bestimmte Angebote werden anhand von Betreff, Inhalt und Absender automatisch erkannt und dem passenden Zweig zugeordnet. Trifft keine Kategorie zu, läuft die Mail regulär weiter.

Je nach Kategorie folgt die passende Aktion: Bestimmte Standardanfragen, etwa zu nicht mehr verfügbaren Broschüren, werden mit einer vorformulierten, freundlichen Antwort automatisch beantwortet. Andere Mails werden an die zuständige Stelle weitergeleitet, als gelesen markiert oder in den passenden Ordner verschoben. Für individuellere Anliegen kann zudem ein KI-gestützter Antwort-Agent einen passenden Entwurf vorbereiten.

Der Nutzen:

Durch diesen automatisierten Prozess wird das info@-Postfach spürbar entlastet: Unwichtige und automatische Mails werden zuverlässig aussortiert, wiederkehrende Standardanfragen erhalten sofort eine Antwort, und relevante Nachrichten landen strukturiert bei der richtigen Ansprechperson. So bleibt mehr Zeit für die Anliegen, die persönliche Aufmerksamkeit brauchen, und Anfragende erhalten schneller eine Rückmeldung.

Damit die Datenqualität im Niedersachsen Hub dauerhaft hoch bleibt, haben wir mit n8n einen Workflow entwickelt, der veraltete Datensätze aufspürt und die zuständigen Stellen gezielt an eine Aktualisierung erinnert.

So funktioniert es:

Der Workflow ruft in regelmäßigen Abständen automatisch alle Datensätze aus dem Niedersachsen Hub ab, die seit mehr als sechs Monaten nicht aktualisiert wurden. Berücksichtigt werden dabei ausschließlich Datensätze, die dem Experience „Niedersachsen Hub“ zugeordnet und als Open Data gekennzeichnet sind.

Anschließend wird jeder dieser Datensätze der zuständigen Region und dem passenden Ansprechpartner zugeordnet. Dieses Matching läuft zweistufig: Zunächst versuchen feste, nachvollziehbare Regeln, die richtige Region zu bestimmen. Ist die Zuordnung eindeutig, ist der Schritt damit abgeschlossen. Bleiben mehrere mögliche Regionen übrig, entscheidet eine KI anhand einer klar definierten Prioritäten-Logik, welche Region am besten passt.

Die zugeordneten Datensätze werden anschließend nach Ansprechpartner gebündelt, sodass jede zuständige Stelle nur eine übersichtliche Zusammenfassung ihrer betroffenen Einträge erhält. Für jeden Kontakt legt der Workflow automatisch einen E-Mail-Entwurf an, mit einer verständlichen Auflistung der veralteten Datensätze inklusive direkter Links zu den jeweiligen Einträgen und einer freundlichen Bitte, die Angaben auf Aktualität zu prüfen.

Der Nutzen:

Durch diesen automatisierten Prozess müssen veraltete Inhalte nicht mehr manuell aufgespürt werden. Die zuständigen Stellen werden gezielt und individuell informiert, die Pflege der Daten wird spürbar erleichtert und Gäste erhalten verlässliche, aktuelle Informationen. So bleibt die Datenqualität im Niedersachsen Hub nachhaltig hoch.

Damit die im Niedersachsen Hub hinterlegten Verlinkungen zuverlässig funktionieren, haben wir mit n8n einen Workflow entwickelt, der fehlerhafte oder nicht erreichbare Links aufspürt und die zuständigen Stellen gezielt zur Korrektur auffordert.

So funktioniert es:

Der Workflow prüft in regelmäßigen Abständen automatisch die in den Datensätzen des Niedersachsen Hub hinterlegten Links auf ihre Erreichbarkeit. Zugrunde liegen dabei die Ziel-Adressen und sichtbaren Linktexte, die in den Einträgen gespeichert sind. Fehlerhafte Links werden zuvor mit dem Tool Xovi erfasst.

Fehlerhafte oder nicht erreichbare Links werden anschließend der zuständigen Region und dem passenden Ansprechpartner zugeordnet. Das Matching erfolgt dabei über die Ziel-Domains und Ankertexte der Links: Zunächst versuchen feste, nachvollziehbare Regeln, die richtige Region zu bestimmen. Ist die Zuordnung eindeutig, ist der Schritt damit abgeschlossen. Bleiben mehrere mögliche Regionen übrig, entscheidet eine KI anhand einer klar definierten Prioritäten-Logik, welche Region am besten passt.

Die betroffenen Datensätze werden anschließend nach Ansprechpartner gebündelt, sodass jede zuständige Stelle nur eine übersichtliche Zusammenfassung ihrer fehlerhaften Links erhält. Für jeden Kontakt legt der Workflow automatisch einen E-Mail-Entwurf an, mit einer klaren Auflistung der betroffenen Datensätze inklusive der jeweiligen Quell-URL, des Linktexts und der Ziel-Adresse sowie einer freundlichen Bitte, die Verlinkungen zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren.

Der Nutzen:

Durch diesen automatisierten Prozess müssen defekte Links nicht mehr manuell aufgespürt werden. Die zuständigen Stellen werden gezielt und individuell informiert, die Pflege der Verlinkungen wird spürbar erleichtert und Gäste gelangen zuverlässig zu den richtigen, weiterführenden Informationen. So bleibt die Datenqualität im Niedersachsen Hub nachhaltig hoch.